Искать!    
300045 г. Тула, Новомосковское шоссе, дом 46
Тел.: (4872) 25-05-51 доб.111, е-mail: info@ekomash.ru
 
 
 
Подбор арматуры
Каталог
арматуры
 
Лиценции
Лицензии
 
Доставка
Доставка
 
 

  

Потери времени при обработке конкурсов (тендеров).
Мероприятия, по их сокращению.

  

  

С принятием федерального закона 223-ФЗ большая часть закупок на рынке B2B стала
проводиться с помощью конкурсных процедур.

В статье мы кратко покажем роль автоматизации в этом процессе.
Тонкости участия в конкурсах не цель настоящей статьи.

Как найти конкурсы?

Были недолгие эксперименты с RSS, Google и т.п. Одновременно с этими опытами мы
осваивали агрегатор БиКо, который собирал в сети сообщения о проведении
конкурсов.
На нём мы и остановились.

Достоинства – получаем готовый поток извещений со всего рынка на email и
сортируем конкурсы.
 

Недостатки:

  1. Вместо прямых ссылок на конкурсы, мы получали ссылки для перехода на страничку
    БиКо, на которой содержится информация о конкурсе.
    Это главный недостаток, приходится искать родной сайт, на котором было размещено
    оригинальное извещение о проведении конкурса. Это время …
  2. Рассылка поступает только раз в сутки.
    Это крайне неудобно, так как бывают очень короткие сроки для подачи заявки.
    Мы написали собственную программу по управлению рассылками, стали получать
    рассылки каждый час.
  3. У БиКо есть ограничение на количество конкурсов, которые можно посмотреть в
    течение дня – 150.
    У нас несколько отделов, и бывало, что мы быстро выбирали этот лимит. Для
    просмотра большего количества конкурсов необходимо выбрать другой, более дорогой
    тарифный план.
    Мы выходим из положения тем, что по косвенным признакам сразу определяем, где
    опубликован конкурс и там просматриваем конкурсную документацию.
  4. Нет архива конкурсов, только ссылки на страницы БиКо и то, срок их хранения
    ограничен несколькими месяцами.
  5. Отсутствует сервис по сортировке (обработке) конкурсов.

 

Агрегатор Селдон, кроме п.5, лишен этих недостатков. Последний

(п.5), компания намерена решить в следующей версии программы.

Тарифный план Селдон дороже, но для игроков (как наша компания) это компенсируется

удобством работы – экономией времени.

 

Как сортируем конкурсы?

Больше года мы сортировали рассылку конкурсов вручную.
Очень неорганизованный процесс.
Самое главное, нельзя контролировать результаты работы сотрудника – особенно,

причины отклонения конкретного конкурса.

Вышли из положения написав простую программу-сортировщик.

С чем мы работаем в ней:

  • типы конкурсов по отрасли (направлениям), они обрабатываются профильными
    подразделениями компании;
  • общее количество конкурсов за день по отрасли (направлению);
  • количество задвоений, ссылок с одинаковыми номерами;
  • критерии (фильтры) сортировки конкурсов (ключевые слова и слова исключения);
  • тематические папки (ненайденные ссылки на конкурсы, упрощенные процедуры,
    отклонённые конкурсы и т.п.);
  • удобное окно просмотра названия конкурса;
  • поле для комментария;
  • сортировка строк таблицы по столбцам (по возрастанию/убыванию).

 

Алгоритм программы-сортировщика очень прост.
Программа экономит массу времени при принятии решений, позволяет дистанционно
контролировать работу соответствующего сотрудника.
Именно такую программу хочется получить от агрегатора конкурсных процедур.

 

Регистрация конкурсов

Наша компания переходит на следующую версию 1С.
Интерфейс программы серьезно переработан.
В настоящей статье показаны скрин-шоты предыдущий версии интерфейса наших

программ.

Отобранные конкурсы, в программе-сортровщике, перемещаются в закладку «1С».
А из неё, кнопкой «Конкурсная карта», вызывается форма регистрации конкурса.

При регистрации конкурса тщательно просматриваются все файлы, входящие в состав

конкурсной документации.

Мелочей нет, проверяем конкурсную документацию и заполняем все поля

регистрационной формы (закладка «Информационная карта»). Далее эта информация

обрабатывается другими отделами.

В других закладках этой формы регистрируем дополнительную информацию о конкурсе.

Структура тендерного отдела

Мы кратко рассказали об обработке информации связанной с конкурсными процедурами.

Конечно, есть хитрости процесса, но особого драматизма в конкурсах нет.
Приходится оперировать большим объёмом данных.

Сложность в том, что необходимо организовать обмен данными (обратную связь) между

подразделениями компании, которые участвуют в конкурсах.

В нашей компании самими конкурсами занимаются 4 сотрудника:

  1. Сортировка и оценка конкурсов в программе-сортировщике. Этот же сотрудник, в 1С,
    регистрирует конкурс и размещает заявку.
  2. Подготовка ценового предложения по стандартной продукции (складская программа);
    • Регистрация прайс-листов на стандартную продукцию («складская программа»).
    • Первый и третий этап ценообразования.
  3. Подготовка ценового предложения по нестандартной продукции («неизвестная»
    номенклатура);
  4. Подготовка конкурсной заявки, как электронной, так и бумажной версии. Этот же
    сотрудник отслеживает итоги конкурсов. Её работа координируется другой
    программой, это обратная связь с другими сотрудниками, участвующими в
    конкурсах.

Так же, в конкурсных процедурах активно принимает участие коммерческий директор –
принимает решение по нестандартным (сложным) процедурам.

 

Подготовка ценового предложения

Конкурсная документация, необходимая, но недостаточная часть подаваемой конкурсной заявки.
Важное место отводится подготовке ценового предложения.

Компания работает с большим потоком конкурсов.
Конкурсы поступают (оформляются) неритмично («то пусто, то густо»).
Наша компания специализируется на комплексных поставках (конкурсы) трубопроводной

арматуры, то есть берёмся за поставку нестандартной продукции (редко запрашиваемой

или неизвестной нам).
Поэтому, особые требования предъявляются к скорости обработки информации, как

внесению в 1С, так и к подготовке ценового предложения.

Процесс ценообразования разбит на 3 этапа:

  1. Первый этап – обработка стандартной продукции.
    Устанавливается наценка и срок поставки. Эта работа по прайс-листам,
    редкие уточняющие звонки Поставщикам.
  2. Второй этап – поиск предложения (цен и требуемых сроков поставки) для
    «нестандартной» продукции.
    Как правило, поиск ведём в Интернете.
    Именно на этом этапе мы общаемся с новыми Поставщиками.
    Большая часть «непрофильных» Поставщиков неохотно идут на сотрудничество,
    хлопотно работать с нами: объёмы «маленькие», требуем скидки, большие требования
    к документальному сопровождению товара и т.п.
    Полагаем, что это объясняется недостатком информации о конкурсных закупках и о
    специфики участия в них торговых компаний.
  3. Третий этап – завершающее ценообразование.
    Поскольку уже известны цена и срок поставки на стандартную/нестандартную
    продукцию завершаем обработку предложения.
    То есть, добавляем (рассчитываем) другие затраты:
    • Транспортные услуги;
    • Стоимость обеспечения (заявки и/или договора);
    • Банковские проценты, мы работаем на кредитах;
    • Штрафы/пени и т.п.

 

Работа координируется той же программой. На слайде видно, на каком этапе находится

обработка заявок.

 

Выполнять работы по ценообразованию без автоматизации очень сложно – значительные

потери времени.
Характерный пример, это расчет транспорта.
Часто, сотрудник оперирует разным объёмом данных:

  • номенклатура разбита по лотам;
  • несколько адресов доставки;
  • несколько сроков доставки;
  • несколько поставщиков (адресов);
  • поставка напрямую или через наш склад;
  • нередко, Заказчик (некоторые участники ЭТП B2B-center, Роснефть и др.) вправе
    выбирать из заявки отдельные позиции с лучшим соотношением цена/качество. То
    есть, расчет транспорта усложняет тем, что необходимо рассчитать стоимость
    транспортных расходов для каждой строки заявки.


Раньше, традиционно, это считалось в Excel.
Иногда, все эти параметры, сразу, было необходимо учесть в одной заявке с большим
количеством номенклатуры.
Поэтому, расчет транспорта получался долгим и с большим количеством ошибок.

Пожалуй, расчет транспортных затрат, одна из самых трудоёмких операций ценообразования.

 

Мероприятия, которые снижают потери времени.

 

  1. Все цены без НДС кратны 0,5.
    Это решение связано с трудностями в корректировке «копеек» в счет-фактурах.
    Трудности возникают при согласовании спецификаций на поставку продукции по
    итогам выигранного тендера.
    Многие партнёры работают в собственных бухгалтерских программах, которые
    используют свои алгоритмы округления.
    Например, Покупатель берёт итоговую сумму по строке и самостоятельно вычисляет
    стоимость 1 единицы товара без НДС. У нас расчет обратный, от цены 1 единицы с
    НДС. В такой ситуации цифры в копейках не сойдутся никогда.
    После введения нового алгоритма формирования цены (её округления), данные в
    наших документах, и документах Покупателя совпадают всегда.
  2. Подготовлены справочники.
    ГОСТы; стандарты ЦКБА; список ТУ; список электронных торговых площадок (в т.ч.
    ссылки и пароли); БД производителей (ссылки и каталоги), …
    В том числе, часть из них сформирована в 1С.

    Характерное наблюдение.
    В конкурсах, Заказчик часто:
    • указывает конкретное ТУ. То есть, он хочет видеть продукцию конкретного производителя.
      На сайтах производителей не всегда найдешь номер ТУ, на основании которого
      выпускается товар.
      Это, безусловно, затрудняет поиск требуемого Поставщика и, соответственно,
      компании-производители теряют клиентов из-за отсутствия справочной информации
      об их продукции.
    • просит приложить ТУ (или выписку из него) на изготовление продукции.
      Наша компания оказывает услуги ремонта на основании утверждённого ТУ. В этом
      документе нет технологических и коммерческих секретов.
      Как правило, мы просим передать ТУ не нам, а Заказчику. Не смотря на это, большая
      часть партнёров отказывают в передаче этого документа.
      Мы не понимаем, почему Производители «боятся» передавать ТУ конечным потребителям
      их продукции.
  3. Групповые позиции.
    Не нам вам рассказывать о специфике поставок трубопроводной арматуры.
    Характерный пример – необходимо укомплектовать продукцию дополнительными
    деталями и агрегатами. В нашем случае комплектом ответных фланцев, крепежом,
    электроприводом.
    Заказчик указывает такую позицию одной строкой.
    Для вопросов учета продукции необходимо этот комплект расписать поэлементно.
    В 1С эта задача решена неэлегантно, нам требуются динамические комплекты (много
    вариантов), а не готовые группы.
    Мы написали свою программу.
    Теперь Клиент получает документ в привычной ему форме – в одной строке указан
    весь состав комплекта (комплект свернут и выделен жирным шрифтом), а сотрудник
    работает со стандартным списком номенклатуры (слайд, слайд, слайд).

    Комплект создаётся поэтапно:
    • Выбираем режим создания комплекта.
    • Открывается окно сводной таблицы комплекта.
    • Создаётся комплект из фланцев, крепежа и прокладок.
      При подборе комплекта сотрудник не надеется на свою память, а просто подбирает
      комплект, не думая о количестве входящих в него элементов.
    • Так же есть подсказки, которые сообщают об ошибке формирования комплекта.
      Например, на слайде видно, что неправильно выбраны метизы –
      воротниковые фланцы комплектуются шпильками, а не болтами (строка с ошибкой
      выделена красным фоном).
    • В сводной таблице мы видим содержание комплекта.
      Здесь же, происходит финальная корректировка, а так же комплект дополняется
      другими элементами (например, приводом).
  4. Регистрация номенклатуры в документе 1С.
    В нашем случае, мы работаем с неподтверждённой заявкой.

    Порядок регистрации номенклатуры в 1С таков:
    4.1.   Для заявок с большим количеством позиций, то есть, практически для всех, мы
             проводим предварительную подготовку данных в Excel.
    4.2.   Кнопкой «Заполнить из Excel» открываем соответствующее сервисное окно и
             загружаем данные из Excel.
             Текст в столбце «Примечание бухгалтерии» это текст, который будет напечатан в
             бухгалтерских документах. Такая мудрёность связана с тем, что Покупатель
             крайне трепетно относится к соответствию текста заявки с текстом в его
             спецификации.
             Текст в столбце «Примечание сбыта» остаётся, если сотрудник не находит
             соответствующих позиций в номенклатурном справочнике 1С. Далее, на этапе
             ценообразования сотрудники корректируют наименование позиции – это
             внутренний документооборот.
             Для удобства работы есть различные сервисы, например:
      • можно сжимать строки столбцов, по критерию.
      • аналогично, можно работать со справочником номенклатур в 1С (сжали список
      • по значению 30ч6бр).
      • после заполнения номенклатуры, например автоустановкой, корректируется
        размер арматуры.
      • разжав строки, можно видеть промежуточные результаты работы.
    4.3.   Заканчиваем оформление заявки заполнением адресов доставки.   

  5. Расчет транспорта.
    Приведён очень простой, непоказательный, пример расчета.
  6. Ценообразование, этап 2 – обработка «нестандартной» информации.
    Закладка с общей информацией по заявке.
    Закладка с информацией по выбранному поставщику.
  7. Ценообразование, этап 1 и 3.
    В настоящее время этот этап всё еще включает в себя неавтоматизированные работы.
    Сотрудник вынужден вручную учитывать наценку и дополнительные затраты.
    В очередной версии нашей программы мы до конца автоматизируем этот участок работы.

 

 

 

 

Мы считаем, что хорошее IT-сопровождение является конкурентным преимуществом,

которое позволяет:

  • быстро формировать конкурсные предложения;
  • совершать минимальное количество ошибок при оформлении предложений;
  • точно формировать наценку (без ненужных допусков «плюс/минус»);
  • быстро корректировать стоимость ценового предложения (есть четкое понимание,
    за счет чего и в каких пределах допустимо снижение цены).

 

 


Надеемся что, прочитав настоящую статью, как Покупатели, так и Производители
продукции оценят наше стремление выполнять работу по стандартам самого высокого уровня.

Мы не ограничиваем свою деятельность рамками трубопроводной арматуры, поэтому с
интересом рассмотрим предложения о сотрудничестве от производителей, в том числе из
других отраслей.

 
Copyright 2008-2014 Производственное предприятие ЭКОМАШ, 300045 г. Тула, Новомосковское шоссе, дом 46
Тел.: (4872) 25-05-51 доб.111, е-mail:
info@ekomash.ru